Quelles sont les principales fonctionnalités d’un softphone ?

Le téléphone logiciel ou softphone est actuellement en vogue dans l’univers de l’entreprise. De plus en plus de professionnels se dotent de cette nouvelle technologie dont les possibilités surpassent largement celles des standards téléphoniques classiques et traditionnels. Le softphone est donc une solution de téléphonie IP qui propose plusieurs fonctionnalités que nous allons voir en détail après avoir défini globalement ce qu’est le softphone.

Qu’est-ce que le softphone ?

Le softphone, terme anglais issu de la contraction des mots software et phone, est un logiciel qui permet de passer ou recevoir des appels vocaux ou vidéo, nationaux ou internationaux depuis un ordinateur. Il remplit donc toutes les fonctions d’un standard téléphonique et généralement fourni par un fournisseur de services.

Étant une solution de téléphonie IP c’est-à-dire de téléphonie par internet, il fonctionne à l’aide d’une connexion internet haut débit ADSL ou fibre optique. En plus d’installer le logiciel softphone sur votre ordinateur, il faudra vous équiper également d’un microphone, d’un casque ou de haut-parleurs reliés à la carte son, de webcam.

Notez que le logiciel de téléphonie avec la plupart des appareils connectés (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, téléphones portables, tablettes, etc…) est compatible avec divers systèmes d’exploitation (Mac, Windows, iOS, Android…).

Quelles sont les fonctionnalités du softphone ?

Un softphone possède des fonctionnalités de téléphonie classique, mais incorporant également des services annexes.

Les fonctionnalités de base

Ces fonctionnalités existent déjà sur le standard téléphonique traditionnel, mais le logiciel de téléphonie IP offre des versions plus élaborées.

Le renvoi et le transfert d’appel

Ne laissez plus passer aucun appel en les redirigeant vers une autre ligne. Quand vous vous absentez temporairement du bureau pour aller à un rendez-vous, vos appels sur votre téléphone fixe peuvent être renvoyés automatiquement sur votre numéro mobile, sur votre messagerie personnelle ou sur le poste d’un de vos collaborateurs. Vous pouvez paramétrer les plages horaires de renvoi d’appel directement en un seul clic sur l’interface VoiP depuis le mobile ou le PC.

La file d’attente

Vous définissez le parcours de vos appels entrants à partir de l’interface. Vous pouvez ainsi faire sonner uniquement les collaborateurs qui sont en poste ou faire sonner le premier poste qui reçoit le moins d’appels ou encore faire sonner successivement plusieurs numéros fixes/mobiles jusqu’à ce que l’appel soit décroché.

Le pré décroché

Une fois que vous avez défini le parcours des appels entrants, soignez l’accueil de vos correspondants en mettant une musique d’attente ou en enregistrant un message d’accueil personnalisé.

Le serveur vocal interactif

Avec la fonction SVI, vous pouvez orienter vos correspondants vers le bon service grâce à la mise en place d’un menu vocal à choix multiples. C’est une fonction utile et très efficace si vous n’avez que quelques options à proposer.

La gestion des contacts

L’ajout rapide de nouveaux utilisateurs et la configuration de la sauvegarde des numéros appelant dans le cloud.

Les fonctionnalités supplémentaires

Les nouvelles fonctionnalités qui ont vu le jour avec la technologie softphone :

Le répertoire partagé

Cette fonction de la solution softphone permet de stocker les numéros des clients dans le cloud afin de le rendre accessible depuis n’importe quel terminal, et ce que, où que vous soyez sur la planète et 24/7. Vous pouvez à tout moment mettre à jour le répertoire de votre poste téléphonique et en configurer l’accès.

Le tchat d’entreprise

Le tchat ou messagerie instantanée version entreprise est un canal interne privilégié par vos collaborateurs pour échanger rapidement et partager des fichiers. Comme tout tchat, il est simple d’utilisation et accessible depuis n’importe quel appareil.

La confcall

Avec softphone, vous pouvez mettre vos collaborateurs ou vos clients en conférence vocale illimitée à l’aide d’un numéro téléphonique et d’un mot de passe.

La vidéo-conférence

Le logiciel de téléphonie IP permet aux utilisateurs de travailler en temps réel et sur plein écran à deux ou à plusieurs.

Le partage d’écran

Le softphone permet de partager son écran d’ordinateur ou de votre écran iPhone et iPad avec ses collaborateurs.

Le partage de fichiers

En téléchargeant un document numérique sur le cloud, tous les collaborateurs que vous aurez autorisés pourront y avoir accès via leur interface.

La synchronisation avec d’autres applications

Comme son nom l’indique, elle permet de synchroniser le logiciel softphone avec d’autres applis déjà installées sur l’ordinateur telles que la messagerie électronique ou le gestionnaire de contacts ou le gestionnaire de rendez-vous ou encore la boîte mail.

L’enregistrement et la sauvegarde de conversations

Une solution de téléphonie IP peut enregistrer chaque appel entrant/sortant ou chaque vidéoconférence puis le stocker dans le cloud où tous les collaborateurs pourront accéder.

La présence

C’est une fonction de softphone qui permet de connaître en temps réel la disponibilité de ses contacts donc de voir si son collaborateur est actif. Cette option si elle est activée permet de faciliter la mission des services RH sur le décompte du nombre d’heures travaillées et offre également à l’entreprise un véritable outil pour organiser le télétravail de certains de ces collaborateurs.

Le click to dial

Une fonction disponible sur la téléphonie IP qui permet de composer automatiquement un « numéro de téléphone » dès qu’on clique sur le lien de la page web.

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