Les avantages du softphone pour les collaborateurs

Une technologie de pointe simple à manipuler

Le softphone est un logiciel de téléphonie IP (téléphonie par internet) qu’il suffit d’installer sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable pour pouvoir passer des appels ou même en recevoir. En effet, ce logiciel existe en version application de bureau pour les ordinateurs Mac et Windows. Mais il est aussi disponible en version application mobile pour les appareils iOS et Android.

Quelques minutes suffisent pour installer et activer le logiciel softphone. Il vous faut ensuite souscrire à un forfait abonnement auprès de votre fournisseur de services. Chez BTR par exemple, vous pouvez réaliser cette étape de souscription en ligne. Enfin, si vous avez déjà tous les accessoires (caméra, micro, écouteurs ou haut-parleurs) sous la main, vous pouvez commencer immédiatement à l’utiliser.

Softphone : un outil de collaboration multitâche

Le téléphone logiciel est une technologie qui peut exécuter de nombreuses tâches chronophages, et ce, automatiquement. Il peut trier les appels entrants, programmer des campagnes d’appels sortants, etc….Grâce à l’interface softphone et aux accessoires (micro-casque), vous avez les mains libres pour réaliser d’autres tâches en même temps que vous répondez au téléphone.

Le softphone remplit toutes les fonctions d’un standard téléphonique  « à l’ancienne » tel que le transfert ou renvoi d’appel, la mise en attente, le serveur vocal interactif, etc… Mais il dispose aussi d’une multitude de fonctionnalités innovantes :

• Le partage de fichiers (photos, images et documents)
• L’utilisation de la messagerie instantanée
• L’intégration de l’outil de gestion de projet
• La visioconférence à plusieurs participants
• Le partage d’écran
• La fonction « présence ».

Cette liste est non exhaustive.

Softphone : un outil qui offre une grande mobilité aux collaborateurs

La mobilité des collaborateurs est devenue un argument marketing pour les ressources humaines d’une entreprise. Or, cette mobilité n’est possible qu’à l’aide d’outils collaboratifs comme le softphone qui permet de garder une communication continue et permanente entre les employés.

Qu’ils soient sur site, à l’hôtel, à un déjeuner d’affaires ou chez eux, les collaborateurs de votre entreprise n’ont qu’à allumer leur terminal (ordinateur portable, PC ou Smartphone ou tablette) pour passer ou recevoir des appels.

Softphone pour augmenter la productivité des collaborateurs

Pour améliorer la productivité des collaborateurs, rien de mieux que de les responsabiliser dans leur travail, leur donner un peu plus de liberté notamment sur la planification des tâches à réaliser. Les études ont démontré que les salariés qui peuvent gérer leur temps de travail à leur guise sont plus productifs.

Pour les salariés en télétravail, les solutions IP comme softphone leur permettent de concilier plus aisément leur vie professionnelle et leur vie de famille. Ils sont en contact permanent avec leurs collègues via cet outil, mais ils travaillent depuis chez eux, dans un environnement positif dénué de stress.

Des réunions virtuelles grâce aux fonctions vidéo et audio

Cette fonction visioconférence est très importante, car c’est elle qui permet aux collaborateurs de discuter de leur projet en commun de vive voix et face à face comme s’ils étaient réunis dans une salle pour de vrai.

Avec les nouvelles versions de téléphone logiciel, les échanges sont instantanés et de grande qualité. Comme elle s’appuie sur une connexion internet 4G ou 5G, les appels vidéo et audio sont en HD. Grâce à la fibre optique qui est aujourd’hui proposée par la plupart des fournisseurs de services comme BTR, les coupures et les perturbations de ligne sont quasi-inexistantes.

La fonction « enregistrement de visioconférence » est disponible sur certains logiciels permettant ainsi de sauvegarder des heures de vidéo dans le cloud.

Vos données à portée de main et facilement récupérable

Jadis, on transportait les documents dont on avait besoin dans un gros porte-document. C’était lourd et pas toujours pratique quand on voyage à l’extérieur. Les documents originaux papiers ne peuvent être qu’à un seul endroit à la fois et les risques de les perdre étaient grands. Les choses ont beaucoup évolué avec l’arrivée des supports numériques comme les clés USB qui réduisent considérablement le volume, mais qui ont besoin d’un terminal compatible pour être lues.

En 2022, la technologie softphone révolutionne le stockage de données grâce au cloud. Chaque utilisateur peut y enregistrer tous les fichiers qu’ils souhaitent y conserver. Chaque fichier peut être modifié, supprimé ou partagé avec d’autres utilisateurs. Toutes les modifications portées sur les documents partagés par l’équipe sont ainsi mises à jour en temps réel.

On peut accéder aux données stockées dans le nuage virtuel en se connectant simplement à l’interface softphone. N’importe quel appareil connecté permet de le faire (tablette, Smartphone, PC), car softphone est compatible avec Android, iOS, Window et Mac.

L’autre avantage intéressant d’une technologie comme softphone, c’est qu’on peut justement sauvegarder une copie numérique de ses données et l’utiliser comme plan de récupération en cas de problème.  Pour récupérer des données effacées, vous pouvez passer simplement par votre système de téléphonie professionnelle depuis votre cellulaire ou n’importe quel autre appareil, dès lors que vous disposez d’une connexion internet. Cela vous fait donc un souci en moins.

La protection des numéros personnels des employés

Les employés qui disposent d’un numéro de téléphone dédié n’ont plus besoin de donner leur numéro personnel à leurs contacts clients et partenaires. Cela veut également dire qu’ils peuvent économiser leur forfait personnel pour leur communication personnelle. Cette mesure est essentielle pour protéger la vie privée des employés.

Conclusion

Utile et indispensable autant pour l’entreprise que pour les salariés, le softphone est décidément un outil qui va être adopté massivement par les professionnels en 2022. Sa capacité à évoluer est son plus grand atout. La technologie du téléphone logiciel a encore beaucoup de nouveautés en réserve et n’en finira pas de nous surprendre dans les années à venir.

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