Pourquoi la visioconférence est-elle devenue incontournable ?

Découvrez les avantages de la vidéoconférence

Visioconférence pour une expérience immersive

L’un des problèmes souvent évoqués au cours des sondages pour connaître les avis des employés sur le recours plus systématique à la visioconférence est la qualité des sons et des images fournies par cet outil. C’était le cas sans doute au début, quand cette technologie faisait ses premiers pas. Mais elle a fait du chemin depuis et les progrès réalisés dans ce domaine offrent désormais de qualité audio et vidéo HD (Haute Définition).

L’avènement du digital aide donc les utilisateurs à vivre une expérience immersive avec des réunions virtuelles sans coupure ni perturbations. La collaboration active et réactive est donc née grâce à un logiciel de restitution d’images et de sons en instantanée et de très bonne qualité.

Visioconférence pour devenir plus éco-responsable

La réduction de l’empreinte écologique est devenue une préoccupation de chaque instant pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Or, il s’avère qu’utiliser la visioconférence de façon régulière permet de faire un geste environnemental significatif. En effet, en restant chez eux pour une réunion, les collaborateurs évitent de prendre leur voiture ou les transports et participent à la réduction de l’empreinte carbone et la réduction de l’émission de gaz à effet de serre.

Visioconférence pour un gain de temps considérable

Grâce à l’outil de visioconférence, l’organisation des réunions de travail n’est plus une tâche harassante et encombrante. Elle ne prend désormais plus beaucoup de temps puisque la plupart des étapes sont automatisées. Chaque participant est notifié à l’avance automatiquement et des rappels peuvent être programmés afin de s’assurer que personne n’oublie. Pendant la réunion virtuelle, chaque intervenant peut mettre à jour son statut « actif » afin de signaler sa présence.

Visioconférence pour booster la collaboration

En permettant aux membres d’une équipe de se parler face à face via la visioconférence, il devient plus aisé de discuter les différents points du projet collaboratif et de voir les avancements qui ont été réalisés et les problèmes qu’il faut solutionner dans l’immédiat. L’absence de contraintes géographiques, matérielles et logistiques permet à chaque collaborateur de s’épanouir plus facilement dans son travail. Avec la visioconférence, les idées peuvent être échangées à plusieurs en temps réel et la perte d’informations est réduite. Les équipes deviennent plus efficaces, plus performantes et plus productives. La flexibilité des outils de visioconférence et des forfaits permet aux entreprises de faire évoluer les fonctionnalités disponibles en fonction des besoins de leur activité.

Visioconférence réduit vos coûts de déplacements

Même si à terme, la visioconférence n’a pas pour vocation de remplacer complètement la réunion physique, elle présente néanmoins de nombreux atouts dont la réduction des coûts inhérents. En effet, les réunions et les brainstormings en présentiel engendrent des frais importants : billet d’avion, nuits d’hôtel, restauration, frais carburant…. Le temps passé à se déplacer d’une ville à l’autre ou d’un pays à l’autre est aussi du temps perdu. Alors qu’avec la visioconférence, chaque collaborateur peut participer depuis son bureau, son domicile, sa chambre d’hôtel. Avec des déplacements mieux maîtrisés, les utilisateurs peuvent même concilier au mieux leur vie privée et leur vie professionnelle.

Visioconférence : des outils simples à utiliser

L’une des inquiétudes que l’on constate chez les employés est celle de ne pas être en mesure d’utiliser les outils de visioconférences correctement. Ils auront la réputation d’être difficiles à prendre en main. Et pourtant, il existe désormais des solutions de visioconférence parfaitement intuitives et accessibles à tous les postes et métiers. Les Centrex notamment avec leur technologie de téléphonie augmentée offrent une interface unique avec un tableau de bord où toutes les fonctionnalités sont accessibles par un simple clic. Certains opérateurs proposent même des formations spécifiques aux entreprises afin de permettre à chaque collaborateur d’interagir directement en toute sérénité.

Visioconférence pour une qualité d’échange

Les outils de visioconférence d’aujourd’hui sont compatibles avec des technologies innovantes telles que le VoIP ou les applications métiers. Ils permettent donc d’exécuter des tâches complexes comme envoyer un fax en pièce jointe d’un email ou écouter un message vocal sur ordinateur. Les solutions de communications unifiées permettent aussi des réunions virtuelles sans problèmes techniques majeurs, et ce, notamment grâce à l’utilisation d’équipements de communication haut de gamme et d’une connexion internet à très haut débit. Les échanges de qualité entre les collaborateurs d’une même équipe peuvent aussi se traduire par le partage d’écran iPhone, iPad ou PC ainsi que le partage de fichiers multimédias ou Office.

En conclusion, la visioconférence est devenue incontournable en entreprise pour une multitude de raisons, mais on retiendra surtout le côté pratique et le faible coût de l’opération. Ces deux seules caractéristiques de la conférence à distance ont permis de supplanter les réunions traditionnelles tenues en salle. N’oublions pas de mentionner que les outils de visioconférences n’en sont encore qu’au début et qu’un panel de nouveautés technologiques va encore faire leur apparition dans les années à venir. Les fonctionnalités disponibles sur ces outils vont donc se multiplier et évoluer.

Les technologies de visioconférence

Pour rester compétitif et ne pas perdre de temps, les réunions de travail se passent désormais à distance. Les coûts liés à ces réunions de travail sont réduits puisqu’il n’est plus nécessaire de disposer d’une salle de réunion et les déplacements deviennent inutiles. L’ensemble de ces avantages font de la visioconférence, une méthode d’organisation du travail efficace et totalement incontournable. Pourtant, pour une visioconférence réussie, il faut un matériel de pointe équipé des dernières technologies innovantes.

Le matériel de l’intervenant

Chaque intervenant à une visioconférence doit avoir un matériel adapté :

• Un écran pour voir les autres intervenants et pour le partage de fichiers
• Un système audio pour entendre les autres intervenants
• Un micro pour prendre la parole
• Un système vidéo pour se filmer : caméra ou webcam
• Un système capable de gérer l’ensemble.

En somme, il faut à chaque intervenant, un terminal indépendant comme un ordinateur portable, une tablette, un téléphone portable ou un appareil de visioconférence. Sinon, vous pouvez connecter tout ce matériel à un ordinateur de bureau.

Le logiciel de visioconférence

Le rôle du logiciel de visioconférence est de piloter les différents éléments cités précédemment. On peut l’installer sur votre ordinateur, mais il peut être également intégré à votre appareil mobile. Il permet de gérer des options avancées comme la vérification et l’enregistrement des identifiants et mots de passe des intervenants, l’affichage à l’écran ou l’affichage en mosaïque, le partage d’écran, le partage de documents, etc…

On trouve désormais sur le marché, des systèmes de visioconférences professionnels spécialement pensés pour les entreprises qui ont besoin d’organiser des réunions de travail avec plusieurs collaborateurs aux 4 coins du monde. Certains de ces systèmes de pointe peuvent accueillir entre 8 à 50 intervenants en même temps. Certains sont gratuits comme celui de Google+ ou Skype. D’autres comme best-telecom, qui fournit à la fois, les outils et le logiciel, sont payants et proposent un large panel de fonctionnalités.