La communication unifiée : comment ça marche ?
Les applications de communication et d’accès à l’information sont de plus en plus nombreuses qu’il devient compliqué pour les professionnels de les gérer tous avec efficacité. Le désir d’intégrer toutes ces applications dans une seule et unique interface pour en faciliter la gestion et l’utilisation s’appelle la « communication unifiée ».
Les outils de communication professionnelle interagissent entre eux et peuvent être classés selon différentes catégories. On distingue notamment les moyens de communication interpersonnelle en temps réel et les outils de travail collaboratif.
La communication interpersonnelle
La communication interpersonnelle qui permet à deux personnes d’établir une relation professionnelle rapidement. On peut ainsi distinguer deux types de canaux pour ce type de communication :
- La communication interpersonnelle en temps réel qui permet à deux personnes d’interagir rapidement (téléphonie fixe et mobile, chat, visiophonie, messagerie instantanée).
- La communication interpersonnelle de type « transfert et stockage » d’informations. L’email est le meilleur exemple, car il permet de délivrer l’information dans un sens afin que celle-ci reste accessible indéfiniment pour les autres. Autrement dit, les messages peuvent être consultés à tout moment et ne nécessitent pas une réponse immédiate.
La communication de groupe
La communication de groupe consiste à échanger et à interagir avec ses collaborateurs et autres partenaires professionnelles en temps réel. Elle est possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). On peut ainsi trouver plusieurs outils de travail collaboratif tels que la visioconférence, le salon de discussion, la discussion de groupe, les réseaux sociaux, les plateformes de partage et de gestion de documents numérisés.
Les avantages de la « communication unifiée »
L’UC présente l’avantage de simplifier et de faciliter l’administration des diverses applications et des moyens de travail collaboratif. L’interface unique élimine les problèmes d’accès avec de mots de passe multiples à mémoriser et fluidifie la communication.
Grâce à son interface intuitive capable de s’adapter à n’importe quel terminal, l’UC permet de gérer son agenda, ses mails, ses différentes messageries instantanées, ses réseaux sociaux, ses plateformes de partage d’un seul coup d’œil. L’UC offre également, un large choix de canaux de communication. L’utilisateur peut en effet, recevoir un message vocal et choisir de répondre par email ou par un appel téléphonique.
L’utilisateur peut accéder facilement à l’information sans contraintes de localisation. Il pourra se connecter depuis son domicile, son travail, sa voiture ou de l’autre bout du monde. L’utilisateur peut aussi accéder à l’interface intuitive UC depuis n’importe quel terminal mobile ou fixe (cybercafé, laptop, smartphone, tablette…).
La communication unifiée apporte de réels avantages aux professionnels et aux entreprises. Elle permet d’améliorer la gestion du temps, de réduire les coûts matériels, d’augmenter la productivité des agents, d’améliorer l’expérience client et d’améliorer la réputation de l’entreprise.
Quelques outils de « communications unifiées »
Il est primordial de bien sélectionner des outils fiables pour optimiser la gestion de vos communications professionnelles afin de simplifier le quotidien de l’utilisateur. Ces outils sont idéaux pour moderniser votre entreprise et n’exigent seulement qu’une connexion haut débit pour une qualité optimale.
Les Softphones pour un standard téléphonique
Ce type de logiciel utilise la technologie de la téléphonie par internet aux usagers pour pouvoir passer des appels via son ordinateur à l’aide d’un casque et d’un microphone. Il permet les appels d’ordinateur à ordinateur ou d’ordinateur à téléphone. Cette configuration permet à l’utilisateur de bénéficier d’une plus grande mobilité puisqu’il sera joignable sur son PC portable à tout moment, dès lors qu’il est disponible. Les Softphones utilisent des interfaces intuitives et incorporent des services supplémentaires comme l’appel vidéo conférence HD, le partage de fichiers ou encore la messagerie électronique.
Les visioconférences pour les réunions à distance
Cet outil de travail collaboratif propose des fonctionnalités complètes dans sa version payante afin de vivre une riche expérience ultra-performante. Toutefois, il est déjà possible d’interagir avec son groupe dont les membres sont éparpillés aux 4 coins du globe, en utilisant une version gratuite de logiciel de visioconférence. Skype par exemple offre la possibilité de réunir à distance une cinquantaine de personnes, de discuter en vidéo, d’enregistrer un appel ou de montrer son écran aux participants.
Les messageries instantanées
Le choix est plus complexe, car l’offre est très fournie. Les applications de messageries instantanées sont téléchargeables gratuites en ligne. Si certains sont spécialement conçus pour les Smartphones, d’autres s’adaptent à Windows, Android et iOS. Ces applications sont surtout à privilégier pour les messages courts et privés échangés entre collègues de travail ou entre collaborateurs. On peut citer par exemple Whats App, Telegram, Messenger, etc…
Les plateformes de partage de documents en ligne
Scribd, Slideshare et DropBox sont quelques-uns des services gratuits de partage de fichiers en ligne. Ces clouds offrent un espace de stockage entre 2 Go et 15 Go en moyenne, un tableau de bord pour mieux gérer les transferts de documents ou pour mieux organiser les documents. Sur Google Drive par exemple, on peut ainsi synchroniser les documents entre les différents terminaux utilisés pour se connecter et permet un stockage de photos illimité. La sécurité des données est l’un des critères principaux sur lequel il faut s’attarder.
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