L’intégration de la communication unifiée au sein d’une organisation
Afin d’assurer la performance de la communication interpersonnelle au sein d’une entreprise, beaucoup de dirigeants se sentent rassurés d’investir et de migrer vers les solutions technologiques offertes par la communication unifiée.
La communication interpersonnelle et externe ne sera plus réduite à la traditionnelle ligne téléphonique fixe. Cette technologie est innovante du fait que toutes les données sont centralisées dans un serveur central. Elle combine aussi technologie de la téléphonie fixe et mobile via internet.
Grâce à cette combinaison, l’utilisation d’un seul numéro de téléphone pour le fixe et le mobile est faisable, peu importe l’endroit et l’instant. Les utilisateurs sont donc joignables à tout moment même s’ils se trouvent dans un autre pays à condition que leurs terminaux restent connectés à internet. De plus, il est aussi possible d’intégrer d’autres services de travail collaboratif dans un même canal comme :
- la visioconférence,
- le service de messagerie instantanée,
- le mailing,
- l’envoi de fichiers,
- la recherche de documents et d’anciennes discussions, etc.
La cerise sur le gâteau pour les dirigeants est le fait de pouvoir contrôler les appels émis et superviser les présences des employés à temps réels.
L’amélioration de la collaboration interpersonnelle
Il est avéré que le système de communication unifiée est facile d’usage puisqu’il ne nécessite pas de s’équiper d’aucun matériel sophistiqué pour le saisir. Le terminal à utiliser nécessite seulement l’accès à internet. Par conséquent, cela améliore la communication entre collègues de travail puisque le système est capable de gérer les communications en interne. Le système peut générer la disponibilité de chaque collaborateur quand il est question d’établir une visioconférence par exemple. La productivité est effective lorsqu’on gagne du temps puisque les déplacements ne sont plus obligatoires et les informations passent plus vite.
L’amélioration de la communication externe
Le système de communication unifiée installé au sein d’une entreprise permet également d’optimiser les relations qu’elles entretiennent avec les parties prenantes en externe : les clients, mais aussi les partenaires ainsi que les fournisseurs. Aujourd’hui, le support le plus utilisé est le Centrex. La liberté des actions mises en œuvre avec les clients peut faire augmenter les ventes. La distance ne constitue plus un frein pour les prospections et les négociations, un appel vidéo peut faire l’affaire. Avec cette technologie, joindre son interlocuteur à tout moment et n’importe où est désormais possible.
La réduction des coûts de communication
Si les entreprises ont longtemps été contraintes par les coûts de communication exorbitants générés par la ligne téléphonique fixe, la technologie des communications unifiées figure de nos jours parmi les solutions de réduction des dépenses considérables.
Si auparavant, les entreprises payent leurs factures d’abonnement téléphonique mensuelles en fonction des débits des appels émis, un forfait mensuel sur la connexion internet suffit pour pouvoir communiquer autant de fois que l’on souhaite. Il est également possible d’opter pour des services illimités. Cependant, les offres sont variables pour chaque fournisseur et opérateur, mais elles restent tout de même profitables.
Évidemment, une des finalités de toute entreprise à but lucratif est de se faire le maximum de profit par l’utilisation moindre des moyens. C’est surtout le cas en termes de moyens financiers, de ce fait le système de communication est une véritable aubaine pour économiser le maximum de budget. De plus, les matériels et équipements les plus coûteux sont toujours fournis par les opérateurs et fournisseurs en téléphonie.
Une facilité de gestion et d’administration du réseau téléphonique
Le système de communication unifiée réduit le travail des techniciens IT en interne puisqu’avec ce système, il n’est plus utile d’entretenir tous les équipements et matériels téléphoniques de chaque collaborateur. Ils leur suffisent de relier les terminaux téléphoniques avec le réseau de l’opérateur et d’en assurer la maintenance éventuellement. En plus, le dépannage des matériels les plus sophistiqués revient aux prestataires puisqu’ils doivent être en mesure de garantir la qualité des fonctionnalités des infrastructures et de leurs services. En somme, les prestataires en communication unifiée sont tenus de résoudre les problèmes rencontrés par les utilisateurs et d’assurer les mises à jour nécessaires.
Une solution évolutive
Pour se développer et être performante sur un marché en permanente évolution, les entreprises sont tenues d’évoluer quant aux technologies utilisées en interne. Comme les machines de pointe, la communication unifiée en fait justement partie et un bon nombre de dirigeants en sont conscients de jour en jour. Non seulement le système est économique financièrement, mais il est également innovant puisqu’on délaisse la ligne fixe d’antan. Et enfin, cette technologie évolue en permanence puisque des mises à jour cycliques s’avèrent nécessaires pour ne pas léser le système et les applications installées.
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