Les solutions des communications unifiées sont pratiquement utilisées au sein d’une entreprise. Elles constituent un support très pratique aux employés puisqu’elles peuvent s’adapter pour n’importe quel évènement.
Pour les employés d’une entité, sans avoir à manipuler plusieurs outils ou interfaces en même temps, les communications unifiées peuvent leur servir de :
- Moyens de communication en temps réel puisqu’ils permettent de profiter toute une gamme de services sur une même plateforme comme la téléphonie fixe/mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo, etc.
- Dispositifs de travail collaboratif permettant de bénéficier des services de messagerie instantanée et des systèmes de conférences par le web, de justifier et superviser les présences des employés, de partager et de gérer des documents ;
- Outils de bureautique pour le traitement des textes ou d’outils de gestion client par la messagerie électronique, la gestion d’agenda.
Les fonctionnalités propres aux communications unifiées
Les communications unifiées permettent de connecter jusqu’à mille participants sur une seule plateforme. À cet effet, chaque participant peut accéder de manière unifiée à un ensemble d’outils de communication regroupés en un seul quand il veut et où il se trouve. Pour cela, il lui suffit d’avoir une connexion internet et avoir un terminal de communication compatible comme un Smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Un système de communications unifiées est également muni des fonctionnalités suivantes :
- Communication audio et visuelle par la possibilité de transmettre et de recevoir des appels vocaux ou vidéo, et ce à l’intérieur de l’entreprise, mais aussi à l’extérieur ;
- Réception et envoi de messages textes comme les mails ou les chats à tout moment ou instantanément dans différents endroits ;
- Organisation de conférence vocale ou vidéo dans n’importe quel lieu et à tout moment ;
- Contrôle et suivi des assiduités et des déplacements des employés en temps réel ;
- Création de réseau social spécifique interpersonnel
Les périphériques dédiés aux communications unifiées
L’installation des solutions de communications unifiées s’avère être un investissement profitable pour les entreprises puisque cela ne nécessite pas l’acquisition de matériels et équipements spécifiques à la pointe de la technologie. Il n’est pas non plus nécessaire de s’armer des matériels de la VOIP. Les moyens existants suffisent tant que ces deniers permettent aux utilisateurs d’accéder au web. Toutefois, les experts en IT ont pensé à des gadgets et accessoires s’avérant utiles pour bénéficier pleinement des avantages procurés par le système de communications unifiées, comme :
- Les mini haut-parleurs sans fil ou USB. Ces petits appareils périphériques apportent une meilleure qualité auditive non procurée par les haut-parleurs des téléphones, ordinateurs ou tablettes ;
- Les écouteurs audios sous forme de casque ou de micro casque permettant aux utilisateurs de régler le volume, de décrocher ou décrocher un appel, le tout regroupé sur un seul support ;
- Les équipements de visioconférences, très utilisés dans les salles de conférence durant les réunions, formations ou séminaires à distance. Pendant les séances de visioconférences, chaque participant doit être équipé de micro-casque relié à un appareil appelé « POLYCOM ».
Les communications unifiées au service de la digitalisation des entreprises
À l’heure actuelle, presque tout dirigeant ne peut s’empêcher de penser que l’introduction des communications unifiées au sein d’une entreprise permet de faire évoluer les pratiques et les mentalités. Toutes les fonctions d’une entreprise doivent s’adopter aux projets de communications unifiées pour pouvoir anticiper et contrôler la perturbation de l’environnement pour définir les stratégies et adapter les actions à entreprendre.
Une étude a récemment démontré que plus de 70% des employés en entreprise estiment que le télétravail est une révolution dans le monde du travail et que plus de 20% veulent à tout prix s’investir dans le télétravail.
C’est à partir de cela qu’interviennent les praticités des communications unifiées étant donné que le concept travail est susceptible de connaitre un tournant révolutionnaire marqué par un capital humain beaucoup plus motivé par le télétravail. En effet, les communications en entreprises convergent petit à petit vers le cloud. Il ne sera plus nécessaire de venir au bureau tous les jours. La raison est simple, tout peut se gérer et être contrôlé et à distance. Une bonne connexion internet et un terminal adapté suffisent pour s’y lancer.
