Pourquoi les communications unifiées simplifient le quotidien en entreprise ?

Les communications unifiées sont un ensemble d’outils numeriques innovant qui permettent de communiquer efficacement et rapidement au sein d’une entreprise. Elles répondent donc à un besoin grandissant en matière de communication interne, en temps réel et à distance. Comme elles peuvent englober toutes sortes de services facilitant ainsi principalement la communication en interne, elle peuvent présenter plusieurs caractéristiques. Découvrons donc ce que sont réellement les communications unifiées et comment elles peuvent améliorer le quotidien, mais également les performances d’une entreprise.

Les communications unifiées ?

Les communications unifiées sont un concept qui centralise tous les moyens de communication d’une entreprise sur une seule et unique interface afin qu’ils soient plus faciles à utiliser. De cette manière, il n’est plus nécessaire de jongler avec plusieurs outils (téléphone, visioconférence, email, chat, etc…). Chaque salarié se connecte à cette interface pour avoir accès à ses mails, sa messagerie instantanée ou encore à son outil de partage de documents.

Les salariés peuvent se connecter à cette interface depuis n’importe quel terminal (PC, tablette, Smartphone) grâce à une configuration unifiée. Il est possible de s’y connecter de n’importe où et n’importe quand : à votre bureau, à domicile, en déplacement à l’étranger, nuit et jour.

À qui s’adressent les communications unifiées ?

Les communications unifiées sont la meilleure solution pour mieux organiser le travail au sein d’une entreprise. Elles permettent le travail collaboratif, le télétravail et les missions à distance. Quel que soit le poste ou le niveau hiérarchique, les communications unifiées permettent d’avoir une communication interne plus fluide et de limiter le nombre d’outils utilisés à un seul. Elles sont donc recommandées aux entreprises de petite et de grande taille dont les collaborateurs sont mobiles ou dont l’activité est répartie sur plusieurs sites.

Comment les communications unifiées simplifient le quotidien en entreprise

Le déploiement de la technologie VoIP est à l’origine de l’émergence des communications unifiées. Cette technologie couplée à l’infrastructure IPBX (standard téléphonique classique) permet d’exécuter plusieurs tâches en simultanée.

Simplifie les appels téléphoniques en VoIP

L’outil utilisé possède également de nombreuses fonctionnalités indispensables telles que la messagerie vocale, la musique d’attente, la réponse automatique par SMS ou par mail, le serveur vocal interactif, etc… Certaines sociétés de télécoms comme BTR qui œuvre à Marseille proposent des prestations diverses qui viennent compléter l’offre de communications unifiées. Il est par exemple possible de personnaliser son répondeur en utilisant un studio d’enregistrement. La plupart des sociétés de télécoms proposent des forfaits d’appels et SMS illimités vers des numéros fixes et mobiles en France ainsi que vers des destinations étrangères. Pour les entreprises, cette option est fondamentale pour plus de fluidité, de rapidité et d’efficacité.

Simplifie la gestion du personnel

Pour les dirigeants d’entreprise, les communications unifiées facilitent le suivi de la présence et de l’occupation en temps réel des salariés. Il n’est plus nécessaire d’attendre donc des rapports d’activité puisque le statut du collaborateur est toujours indiqué en permanence sur l’interface (absent, disponible, occupé). Cette organisation du travail permet d’améliorer la productivité des salariés.

Simplifie les réunions de travail

Quand les employés d’un même service doivent assister à une réunion de travail, les communications unifiées leur permettent de le faire à distance grâce à la fonction visioconférence. Avec une connexion haut débit proposée maintenant par la plupart des opérateurs locaux, il est maintenant possible pour ces entreprises de se doter d’un appel vidéo qui réunit plusieurs participants sans risque de coupure. Vous gagnez du temps, vous évitez à vos collaborateurs de se déplacer et vous avez la possibilité d’enregistrer la conférence puis de la sauvegarder. Certains canaux comme Skype peuvent accueillir jusqu’à 250 participants. Les réunions en ligne se transforment donc en véritables salons (Facebook) ou space (twitter) avec quelques intervenants et un grand nombre de « listeners ».

Simplifie la gestion des applications

Comme toute nouvelle technologie, les communications unifiées permettent une utilisation intuitive qui facilite l’adoption de l’outil par tous les collaborateurs et dirigeants de l’entreprise. Le confort de travail est donc amélioré pour tous. En effet, on peut diffuser et partager une information très facilement, on peut ajouter ou supprimer un contact en quelques clics, etc…

Avec votre terminal, vous pouvez passer un appel, consulter votre agenda et partager des fichiers ou multimédias avec votre interlocuteur en même temps. Vous pouvez envoyer un email tout en consultant votre messagerie instantanée ou votre plateforme de gestion de projet.

Grâce à un logiciel intégré à l’interface de communications unifiées, il est possible de synchroniser les différentes applications que les salariés ont l’habitude d’utiliser en ligne. Il n’est plus nécessaire de mémoriser d’innombrables identifiants et mot de passe. Tous les canaux de communication, email, chat, médias sociaux, SMS, messagerie vocale, sont centralisés au sein d’une seule boîte de réception.

Simplifie la gestion et la sauvegarde des fichiers

L’interconnexion des canaux de télécommunications fait gagner du temps aux salariés. Une plateforme de gestion électronique des documents (comme Google Drive) par exemple peut inclure une fonctionnalité chat afin de faciliter les échanges instantanés entre les différents utilisateurs de la plateforme. Très souvent cette solution chat permet d’avoir des conversations organisées en chaînes (threads).

Les communications unifiées possèdent également un grand atout : celui de permettre la sauvegarde des conversations écrites ou vocales. Ces données peuvent être consultées au besoin et sont stockées sur cloud. Elles permettent ainsi d’éviter que des malentendus ne s’installent et peuvent servir de preuves en cas de besoin.

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