Les outils de travail collaboratifs indispensables pour vos équipes

Avec le Covid qui a obligé le monde à se confiner à plusieurs reprises depuis 2019, l’organisation du travail au sein des entreprises est devenue un vrai casse-tête quotidien pour le management. Heureusement, des solutions comme le télétravail existent afin d’aider les équipes à rester productives même quand elles ne sont pas au bureau. Dans ce guide, vous allez découvrir quelques exemples d’outils collaboratifs incontournables, des outils de télécommunications aux outils de stockage de données en passant par les plateformes de gestion de projet.

Plateforme de communication collaborative pour le télétravail

Pour une entreprise, il est très important que les collaborateurs puissent garder le contact même si certains sont au bureau tandis que d’autres travaillent depuis leur domicile ou sont en déplacements à l’autre bout du monde. L’email et le téléphone ne suffisent plus. Ces outils de communication par excellence sont complètement dépassés, car ils ne permettent pas d’échanger en temps réel.

Metacentrex by BTR ou les communications unifiées

Metacentrex est une solution de téléphonie IP qui fonctionne sous licence et qui permet de converger tous les moyens de communication de votre entreprise vers une seule interface. Tous les collaborateurs peuvent accéder à cette interface depuis un Smartphone, un PC ou une tablette.

Cela permet aux télétravailleurs d’être flexibles, de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, et de travailler en horaires décalés tout en restant productifs et en respectant les dates butoirs. Pour le management, l’utilisation d’une plateforme comme Metacentrex permet de gérer un aspect important du monde du travail : la présence. Cette solution permet en effet, aux chefs d’équipe de planifier les collaborateurs en fonction de leur statut (télétravailleur, travailleur à temps plein, à temps partiel, saisonnier, intérimaire…), de marquer les absences ou les congés, de vérifier les quotas d’heures supplémentaires, etc…

Simple, pratique et efficace, la plateforme de communications unifiées remplit plusieurs fonctions : gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, gestion et partage de répertoire, conférence vocale, vidéoconférence, partage d’écrans, partage de fichiers, messagerie instantanée, présence, email, planning.

Best-telecom.fr qui exploite cette technologie basée sur la téléphonie par internet propose 3 types de licences à différents prix afin de couvrir tous les besoins de ses clients. Les avantages pour les collaborateurs sont multiples puisque Metacentrex leur permet de synchroniser les contacts dans l’annuaire unique, de basculer les appels entrants au bureau vers un numéro mobile sans coupure, de gérer des appels sur Mac/PC ou Smartphone avec une simple connexion Wi-Fi, d’utiliser le téléphone fixe de la maison ou de la chambre d’hôtel avec son numéro unique Metacentrex pour se connecter à l’interface commune.

Metacentrex de BTR permet de réduire les coûts de télécommunications de l’entreprise de manière radicale. Avec les 3 tarifs forfaitaires, elle a droit à des communications illimitées vers les fixes et mobiles en France ainsi que vers plus de 100 destinations étrangères. C’est un sacré avantage pour permettre aux membres d’une équipe de s’appeler sans pression, sans limites de temps et sans contraintes budgétaires.

Avec la licence SDA Full Meeting, Best-telecom.fr espère fournir un service de vidéo et de collaboration performant et de qualité HD aux entreprises. En effet, beaucoup de décisions en entreprise se prennent au cours de réunions de travail. Vous pouvez par exemple discuter d’un budget, déterminer les caractéristiques d’un projet, se mettre d’accord sur un prestataire, changer de politique globale, donner de nouvelles directives à votre équipe. Voilà pourquoi l’offre de BTR à Marseille comprend des fonctions telles que la vidéoconférence en plein écran pour 4 participants maximum avec des solutions de partage d’écran de bureau, d’applications ou de téléphone.

Slack, votre messagerie instantanée

Bénéficiez d’une application dont les fonctionnalités sont similaires aux SMS de votre téléphone ou aux messages privés de vos réseaux sociaux préférés. Cette version professionnelle permet de faciliter la communication entre les différentes équipes ou les différents services d’une entreprise. Vous pouvez créer sur Slack autant de chatrooms qu’il y a de projets ou d’équipes dans votre entreprise. Tous les messages convergent vers une seule interface et il est même possible d’y partager des fichiers audio ou vidéo, des photos, des fichiers textes. Des notifications vous informent en temps réel de ce qui se passe dans le chat.

Le SIP TRUNK, une téléphonie IP à moindre coût

Les appels téléphoniques sont incontournables dans un contexte de travail à distance. Malgré les innovations apportées aux autres canaux de communications, rien n’égale la clarté et la rapidité d’un appel téléphonique. On se sert généralement du téléphone pour clarifier un point ou pour échanger rapidement sur un sujet.

Dans ce domaine aussi, des progrès technologiques ont été faits. En effet, de nos jours, la plupart des entreprises sont passées à la téléphonie IP c’est-à-dire la téléphonie qui utilise une connexion internet et non plus un réseau téléphonique traditionnel. Les appels téléphoniques passés depuis un appareil IP ne subissent aucune perte de données ni aucune perturbation surtout quand ils utilisent une connexion à très haut débit comme la fibre optique.

Comme les appareils VoIP certifiés coûtent chers, la solution Trunk Sip permet d’upgrader le standard téléphonique classique (PABX ou IPBX) afin de le rendre compatible avec la technologie VoIP. L’offre Sip Trunk de Best-telecom.fr par exemple, propose une gestion accrue des contacts et du journal d’appel partagés, des appels illimités vers les fixes et mobiles en France.

La téléphonie mobile

La téléphonie mobile est la solution idéale pour connecter les collaborateurs quand ils sont en déplacement. Ils doivent pouvoir être joignables quand ils ne sont pas assis devant leur poste de travail. D’ailleurs, dans de nombreuses entreprises, le téléphone portable est fourni avec un forfait comme outil de travail. Il permet entre autres d’intercepter des appels entrants sur votre fixe au bureau, d’appeler ou recevoir depuis l’étranger grâce à la fonction roaming.

Afin de donner davantage de liberté d’action à vos salariés, optez pour une solution mobile en Open SIM comme celle de Best-Telecom.fr. Ils peuvent ainsi utiliser les 3 réseaux principaux (Orange, SFR et Bouygues) avec une seule carte SIM. Aucun engagement n’est nécessaire avec l’open SIM. Vous pouvez l’utiliser seulement pour les datas (internet) ou la voix.

Logiciel de gestion de projet pour le travail à distance

Le CRM ou logiciel de gestion de projet est indispensable pour le manager d’équipe qui doit programmer une liste de tâches à assigner à un ou plusieurs collaborateurs, pour créer des tâches spécifiques ou pour faire un suivi en temps réel de l’état d’avancement d’un projet.

Certains CRM sont des plateformes disponibles uniquement en interne. Mais il existe des versions accessibles depuis un terminal mobile grâce à une connexion internet. Côté fonctionnalité, rien ne change puisque vous pouvez insérer une nouvelle tâche, la supprimer ou la modifier à votre guise. Vous pouvez rajouter des informations, assigner des étiquettes personnalisées, attacher des fichiers, activer la balise « urgent », insérer un deadline, déposer un commentaire, etc…

Vous pouvez trouver des logiciels de gestion de projet complètement gratuits et en open source sur la toile (HubSpot). Il faut juste les télécharger puis l’installer pour pouvoir les utiliser. Mais leurs fonctionnalités sont assez limitées. Pour que vos collaborateurs puissent bénéficier des options dont ils ont réellement besoin, choisissez un logiciel de gestion de projet payant ou en abonnement. En général, vous recevez des mises à jour régulières et vous êtes notifié en cas de nouveautés.

Mais pour être sûr que votre logiciel de gestion de projet s’adapte parfaitement à l’évolution de votre activité et aux changements dans votre organisation de travail, choisissez-en un qui puisse se synchroniser avec d’autres applications et logiciels. La compatibilité avec un appareil VoIP par exemple, peut être très avantageuse tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise.

Outils de stockage et de partage de fichiers et documents

Il vous est sûrement déjà arrivé de ne pas retrouver un fichier très important alors que vous devez le communiquer à vos collègues ou votre supérieur. Afin d’éviter que cela se produise dans le cadre d’un travail collaboratif à distance, optez pour une solution simple, mais efficace : l’outil de stockage et de partage de fichiers.

Google Drive est sans doute le plus populaire et le plus accessible de tous. Il permet par exemple de travailler sur une présentation PowerPoint ou un Excel de reporting simultanément, inviter un collaborateur à contribuer à l’avancée d’un projet… Google Drive assure le stockage, le partage et l’édition de fichiers tous formats confondus dans le cloud. Cette interface intuitive et extrêmement simplifiée offre un espace de stockage limité à 15 Go. Or, chaque collaborateur doit pouvoir y stocker tous les documents numériques qu’il souhaite, notamment quand ils sont très volumineux.

We Transfer est une autre plateforme d’envoi et de partage de fichiers simple et gratuite avec une capacité de stockage qui dépasse la capacité de votre messagerie électronique. Pour chaque fichier partagé déposé sur l’outil, un lien est envoyé au destinataire par email et il dispose d’un délai de 2 semaines pour le télécharger. Il est aussi possible de modifier, de supprimer ou d’organiser les fichiers très simplement sur l’interface.

Le plus intéressant avec ces outils de stockage modernes, c’est quand les mises à jour sont effectuées en temps réel et que n’importe quel collaborateur peut y avoir accès peu importe où il est et peu importe quand. C’est comme s’il transportait sur lui tous les fichiers numériques, mais qu’au lieu d’un support périphérique comme la clé USB, il pourrait directement consulter la plateforme de stockage depuis son Smartphone, son ordinateur portable ou sa tablette.

En couplant l’outil de stockage de données avec une solution de communications unifiées, vous obtiendrez un outil encore plus efficace pour gérer les réunions avec vos collaborateurs. Vous pourrez en effet, sortir un fichier partagé puis le partager sur votre écran d’ordinateur ou de téléphone afin que tous ceux qui participent à votre conférence vocale ou vidéo puissent voir les tableaux ou les chiffres que vous êtes en train d’expliquer. De l’autre côté, vous pouvez enregistrer et sauvegarder toutes vos réunions de travail dans le cloud grâce à votre outil de stockage.

Autrement dit, l’outil de stockage et de partage de fichiers est un outil collaboratif qui permet à l’équipe de collaborer de centraliser tous les documents utiles à leur projet sur une plateforme unique. Ils peuvent ainsi les retrouver en quelques clics ce qui est extrêmement important en termes de gain de temps et de productivité.

Conclusion

Travailler à distance devient plus facile grâce à ces nombreux outils collaboratifs. Ils accomplissent déjà plusieurs tâches automatisées et permettent aux collaborateurs de garder le contact en temps réel. Avec les progrès technologiques en cours, ces solutions de travail collaboratif ne cesseront pas de s’améliorer et de se perfectionner. Mais même si le télétravail apporte beaucoup de bénéfices, il ne faut pas oublier que l’entreprise est avant tout au service de l’être humain. Il ne faut pas négliger les aspects sociaux du monde du travail. Donc, le lieu de travail reste un outil collaboratif par excellence.

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