L’accueil téléphonique personnalisé

La téléphonie d’entreprise standard permettait de personnaliser son accueil téléphonique, mais seulement jusqu’à un certain point. La téléphonie IP offre des options plus flexibles comme la personnalisation du message d’accueil. Aujourd’hui, tous reconnaissent l’importance d’optimiser ce message d’accueil téléphonique. Il est devenu aussi important que l’accueil physique. Découvrez dans cet article, pourquoi ce premier contact téléphonique est devenu un enjeu fondamental pour les entreprises. Puis découvrez également comment réussir l’accueil téléphonique de vos clients et prospects en suivant juste quelques astuces et conseils pro.

Pourquoi personnaliser votre accueil téléphonique ?

Depuis quelques années, l’avènement de la téléphonie IP et de nouvelles technologies de télécommunications permettent d’obtenir plus de fonctionnalités intéressantes comme l’accueil téléphonique personnalisable.

  • Améliorer l’image de l’entreprise

Comme le hall d’entrée de votre siège social ou la vitrine de votre magasin, le message vocal est la première chose sur laquelle vos clients et vos prospects tombent quand ils vous appellent pour un renseignement ou une doléance. Il est donc plus qu’essentiel de soigner ces quelques premières minutes de contact.

L’accueil téléphonique est un excellent outil pour véhiculer une image sérieuse de votre entreprise, de montrer que vous avez une bonne organisation et un bon relationnel. Les prospects et les clients sont plus sensibles aux entreprises dont les actions priorisent leur satisfaction. À travers un accueil téléphonique de qualité, vous démontrez ainsi votre professionnalisme.

  • Rester compétitif

Avec la mondialisation et les communications en temps réel, l’accueil téléphonique devient incontournable. En effet, il est essentiel pour les entreprises de rester joignable sur une plage horaire plus large afin que les clients de l’autre bout du monde puissent entrer en contact malgré le décalage horaire. Et le «must », c’est que les messages vocaux des entreprises sont désormais déclinés en différentes langues.

Certaines sociétés par exemple, préfèrent externaliser la gestion des appels entrants à des centres d’appels joignables 24/7. D’autres choisissent de faire appel à des sociétés de télécoms pour installer des solutions automatisées comme la VoIP ou les communications unifiées.

Comment faire un message d’accueil haute qualité pour se démarquer ?

L’accueil téléphonique est un ensemble de plusieurs petits éléments auxquels on ne pense pas nécessairement, mais qui, mis ensemble, changent tout. Il ne s’agit donc pas seulement du message en lui-même, mais aussi du nombre de sonneries avant de décrocher. Le message quant à lui se doit d’être pertinent, poli, enthousiaste et pertinent.

Tous les appels entrants doivent débuter sur une bonne note. Les clients ou les prospects qui ont une expérience agréable avec l’accueil téléphonique sont moins irrités et plus réceptifs aux propositions de solutions. Il ne faut donc surtout pas les faire attendre une éternité sur un fonds musical. La lenteur et la médiocrité des services ont déjà pénalisé de grandes entreprises.

Pour se démarquer, une entreprise doit s’entourer de professionnels de la télécommunication qui proposent une grande diversité de services. Avec un équipement fiable et sécurisé comme Metacentrex chez BTR, les entreprises peuvent par exemple, bénéficier d’un message vocal enregistré en studio.

Chez BTR donc, nous proposons un studio d’enregistrement professionnel. Démarquez-vous en sélectionnant votre musique d’attente dans une bibliothèque musicale riche et variée. Il y en a pour tous les goûts, d’Elton John à James Brown, de Vanessa Carlton à Diana Ross. Vous pourrez ainsi trouver le fond musical qui correspondra le mieux à vos messages.

Non seulement vous pouvez consulter le catalogue musical en ligne, mais vous pouvez aussi faire un casting vocal à distance. Il vous suffit de choisir un comédien voix professionnelle qui enregistrera votre message vocal en plus de 13 langues en seulement 48h.

En revanche, il est possible de se démarquer avec un message assez original à condition de ne pas oublier les points essentiels que sont la politesse et la pertinence des informations données. Quoi qu’il en soit, il faut toujours garder une image sérieuse pour mettre en confiance vos interlocuteurs.

Les différents types de messages d’accueil téléphonique

Bien accueillir est un pilier essentiel du savoir-vivre. C’est un comportement bien naturel qui contribue à l’édifice d’une image de marque professionnelle, sérieuse et agréable pour l’entreprise. Bien entendu, pour bien faire votre choix, il vous faut connaître les choix qui s’offrent à vous.

  • Un pré décroché

Un message automatique pré enregistré qui s’enclenche dès la première sonnerie qui demande à l’appelant de patienter un court instant. Il permet de faire savoir à l’appelant qu’il est bien au bon numéro ou pas selon le cas.

  • Une attente musicale

Il prend le relai du pré décroché pour faire patienter l’appelant et pendant lequel, vous pouvez diffuser des infos utiles en quantité raisonnable. Il peut s’agir de messages publicitaires ou promotionnels. La musique d’attente doit être cohérente avec l’image de l’entreprise. Il faut éviter de choisir une musique angoissante pour une entreprise qui vend du bien-être et de la relaxation.

  • Un répondeur

Un message qui va prendre soin de vos contacts qui vous appellent en dehors des heures et des jours d’ouverture de l’entreprise (weekend, jours fériés, nuit…). En cas d’indisponibilité, ce répondeur professionnel prend le relais et vous permet de réduire les risques de perdre un client potentiel.

  • Un S.V.I

C’est comme un menu interactif qui prend en charge les appelants afin de les rediriger vers les bons interlocuteurs de l’entreprise. L’appelant n’attend donc plus que la standardiste la mette en relation avec la personne qu’il cherche.

Pour finir, peu importe la qualité et le soin que vous apporterez à votre accueil téléphonique, si votre client ou prospect ne trouve toujours pas d’interlocuteur qui lui donnera des réponses satisfaisantes. Selon les sondages, 75% des appelants raccrochent au bout de 45 secondes d’attente. Prenez les dispositions nécessaires pour que chaque appel soit traité individuellement et dans un délai raisonnable.

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