L’accès aux données d’entreprise lors de déplacements professionnels

Afin de faciliter le quotidien des collaborateurs en mission à l’extérieur de l’entreprise ou à l’étranger, il est devenu essentiel de leur offrir un outil qui leur permet d’accéder aux données d’entreprise lors de leurs déplacements professionnels. Aujourd’hui, ces données sont de plus en plus numérisées offrant ainsi de nouvelles possibilités. BTR propose justement des offres dites de communications unifiées qui englobent une multitude de fonctions. Dans cet article, découvrez les avantages de donner un accès illimité et gratuit aux données de l’entreprise à vos salariés ainsi que le mode de fonctionnement de ce type de dispositif.

Les avantages de l’accès aux données d’entreprise

  • La sécurité

Avant que cette offre n’existe, les chefs d’entreprise, les chefs de département et les salariés en mission à l’extérieur devaient transporter l’intégralité des dossiers et fichiers dont ils avaient besoin, dans une mallette ou un PC portable. Ce n’est pas toujours simple lorsque le volume de données numériques est trop important. En outre, cette façon de transporter les données d’entreprise est peu fiable et peu sécurisée. La perte de données est importante sans parler des éventualités de piratage.

Les communications unifiées proposent désormais une plateforme hébergée sur un cloud hautement sécurisé sur lequel toutes les informations d’entreprises sont disponibles. Vous pouvez donc aller dans une zone très reculée du monde et avoir quand même accès à cette plateforme, juste à condition d’avoir du réseau internet. Comme cette plateforme n’est accessible qu’avec un identifiant et un mot de passe associé, elle offre une meilleure sécurité contre toute tentative d’intrusion.

  • Les coûts

Le second avantage des communications unifiées est l’importante réduction des coûts qu’elles entraînent pour l’entreprise. En effet, avec un forfait basique, les communications sont illimitées vers les fixes et mobiles en France et vers plus de 100 destinations. En passant par des technologies alternatives comme le SIP TRUNK, l’entreprise n’aura plus besoin de changer d’équipements et matériels. Les mises à jour apportées au logiciel sont automatiques et sont comprises dans le forfait.

  • Les garanties

Le troisième avantage pour l’entreprise est de pouvoir profiter de garanties offertes par BTR. Avec une solution de communications unifiées, vous êtes assuré d’être rapidement dépanné en cas de coupure. Les postes IP et leurs accessoires sont également certifiés.

Accès aux datas entreprise : comment ça marche ?

L’offre de communications unifiées repose essentiellement sur l’utilisation d’un logiciel sous licence qui permet à vos collaborateurs d’accéder à une interface commune. C’est sur cette plateforme que chaque collaborateur peut se connecter puis accéder aux infos stockées dans un cloud. Tous les datas entrants ou sortants sont cryptées pour garantir une plus grande sécurité.

Les utilisateurs peuvent retrouver et consulter facilement des conférences vidéos enregistrées et stockées dans le cloud, des contenus multimédias (vidéos, photos,…) ainsi que des fichiers et dossiers de toute sorte.

Les collaborateurs peuvent se connecter à cette interface depuis n’importe quel terminal connecté, car elle est configurée pour qu’on puisse l’ouvrir d’un PC au bureau ou à domicile, d’un PC portable en rendez-vous ou en déplacement, d’un mobile à l’étranger ou d’un téléphone fixe dans un hôtel.

Les collaborateurs peuvent également se connecter n’importe où et n’importe quand. Une entreprise peut ainsi avoir des salariés en mission aux 4 coins du monde qui vont quand même continuer à travailler sur un projet en commun via cette plateforme en ligne.

Les communications unifiées : Que peuvent-ils faire d’autre ?

À part accéder aux données de l’entreprise, les communications unifiées permettent par exemple, la synchronisation de l’ensemble des contacts dans l’annuaire unique de l’interface, de gérer les appels sur le logiciel, de définir le statut de présence dynamique, etc…

Les communications unifiées permettent aux entreprises de personnaliser leur message d’accueil, de diffuser un message promotionnel durant la musique d’attente, d’enregistrer tous les appels. Au niveau du standard téléphonique, l’entreprise pourra stocker des appels entrants dans un fil d’attente, envoyer et transférer des appels, programmer un débordement sur un numéro, etc…

Il est possible par exemple d’activer la fonction « bascule d’appel en cours » d’un fixe à un mobile ou la fonction « transfert d’appel » d’un appel fixe sur mobile. Dans une certaine mesure, il est possible de brancher le téléphone IP sur un box internet pour bénéficier d’une connexion internet optimum comme en entreprise.

Les collaborateurs peuvent utiliser une connexion Wi-Fi ou le téléphone d’une chambre d’hôtel pour recevoir ou lancer un appel gratuitement ou recevoir des fichiers numérisés à partir du numéro unique. Cet atout facilite la mobilité des salariés tout en permettant à l’entreprise de faire d’importantes économies. Avec cette solution, tous les salariés en travail collaboratif peuvent accéder à une messagerie instantanée interne pour faciliter les échanges.

Avec les communications unifiées et grâce à l’instantanéité offerte par la connexion fibre optique, les mises à jour sont disponibles en temps réel. En outre, avec un équipement adéquat, il est possible de faire un partage d’écran ou d’applications, de faire une visioconférence à 4 participants, de faire une vidéo-conférence en plein écran….

En conclusion, l’accès aux datas de l’entreprise à distance depuis son Smartphone ou son PC n’est plus un mythe. C’est même devenu aujourd’hui, un signe de compétitivité pour les entreprises. Il indique que votre société est à la page et qu’elle peut faire preuve de réactivité et de dynamisme en toute circonstance.

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