Communications unifiées et télétravail

Avec la pratique du télétravail, les communications unifiées sont devenues une grande tendance à adopter dans le monde du travail. On enregistre pourtant un retard considérable dans certains secteurs et des entreprises qui sont complètement mal préparées à l’avenir. Il est donc primordial d’analyser et d’étudier en détail les enjeux et les contraintes de la mise en place de communications unifiées dans le cadre du télétravail.

Qu’est-ce qu’une communication unifiée ?

Les communications unifiées sont un ensemble de nouveaux services mis à disposition des entreprises et des professionnels pour renforcer l’intégration ou l’unification des équipes/services. En somme, elles comprennent divers moyens de communications interpersonnelles en temps réel, des outils de travail collaboratif et des infrastructures. Le terme « unifiées » résulte du fait que ces services seront accessibles via une interface unique intuitive telle que Microsoft Outlook ou d’IBM Lotus Notes.

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail consiste à exécuter des tâches professionnelles hors de l’entreprise. La plupart du temps, les employés travaillent depuis leur domicile ou depuis un espace de travail collaboratif ou coworking. Pour être qualifié « télétravailleur », il faut donc avoir un contrat de travail liant le salarié à un employeur et utiliser les technologies de l’information et de la communication régulièrement.

Il faut néanmoins préciser qu’une partie de la masse salariale ne peut pas travailler en télétravail dû à la nature de leur emploi ou à leur poste (ouvrier, manutentionnaire, machiniste, sécurité…). Toutefois, ils peuvent toujours utiliser les systèmes de communications mises en place par leurs responsables hiérarchiques pour les échanges verticaux.

Le télétravail après la crise

La récente crise sanitaire a précipité le télétravail et l’utilisation de cet outil. Durant la longue période de confinement, nombreux sont ceux qui ont compris l’intérêt du télétravail ainsi que son efficacité. Il faut également reconnaître que la pandémie du COVID 19 oblige à voir certaines réalités : de nombreuses entreprises et organisations maîtrisaient encore très mal cet outil et présentaient de mauvaises préparations techniques.

Comme il y a de fortes chances que la situation de crise persiste ou se réitère, la mise en place de communications unifiées est désormais une question de réflexion urgente pour l’ensemble des pays du monde entier. L’objectif est donc de procéder à la création d’un environnement professionnel sécurisant et le recours massif au travail à domicile.

Les personnes déjà pratiquantes du télétravail, de manière régulière ou occasionnelle, se sont adaptées sans trop de difficulté. Elles disposent déjà en effet, des équipements nécessaires (matériels informatiques, terminaux, connexion…) et connaissent déjà les procédures essentielles à l’organisation du travail en ligne. Cependant, ces initiés ne représentent qu’une petite partie des personnes actives, salariées en entreprise.

Pour arriver à ce niveau, les salariés traditionnels devront anticiper leurs besoins et leurs employeurs devront également soutenir cette transformation. L’exécution des tâches virtuellement implique en effet de suivre de nouvelles procédures de validation et de contrôle.

Quel type de communications unifiées pour le télétravail ?

Pour effectuer leurs tâches quotidiennes à distance, les télétravailleurs ont besoin d’entrer en contact avec leurs collègues de travail, leur supérieur hiérarchique, leurs subordonnées, leurs collaborateurs et autres partenaires (clients, fournisseurs, etc…). Ils doivent donc utiliser les services des « communications unifiées » telles que :

Les moyens de communication interpersonnels : la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, la visioconférence, etc…

Les outils de travail collaboratif : les messageries instantanées, les salons et les conférences par le web, les live via les réseaux sociaux, les plateformes de partage et de gestion de documents numérisés, etc…

Pour le télétravailleur, les communications unifiées doivent permettre de participer à des réunions ou des sessions de travail collaboratif, de communiquer entre services ou entre collègues, d’exécuter des tâches chronophages automatiquement, de gérer son agenda, de programmer des réunions, de transférer rapidement et de manière sécurisée des documents.

Les autres éléments essentiels de la « communication unifiée »

Élément incontournable et indissociable du télétravail, ce type de communication nécessite la mise en place d’un environnement de travail adapté et d’infrastructures IT adaptées à la pratique.

Dans le cadre du télétravail, c’est l’entreprise qui doit prendre en charge l’installation des équipements indispensables et doit sélectionner les matérielles ainsi que les logiciels cohérents et opérationnels pour aider et réussir le déploiement du télétravail.

Le choix des terminaux par exemple doit prendre en considération la mobilité et le nomadisme. Certains salariés opteront donc pour un ordinateur de bureau, mais d’autres devront s’orienter vers un ordinateur portable selon leur besoin et leurs habitudes de travail. Quelques matériels périphériques sont indispensables au travail en ligne tels que l’imprimante, la photocopieuse, le scan, le fax, le disque dur externe, etc…

Les communications unifiées ne sont possibles qu’avec une bonne connexion internet. La mise en place d’un serveur dédié hébergé chez un opérateur de télécommunication par exemple. En télétravail, les dangers les plus redoutés par les employeurs sont d’une part, l’infection virale et d’autre part, la perte et la fuite de données. Pour y remédier, l’entreprise doit mettre en œuvre plusieurs solutions : le cryptage de données enregistrées de façon incrémentale, la sauvegarde automatique sur un serveur externe, la double sauvegarde ainsi qu’un logiciel antivirus fiable et performant.

Enfin, pour télétravailler dans de bonnes conditions, il faut disposer d’un poste de travail ergonomique, situé dans un espace dédié et doté d’une ambiance sonore et d’un éclairage propice et stimulant, favorisant la concentration.

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